Büyüyen işletmeler için fatura kesmek artık sadece “belge düzenlemek” değil; nakit akışını hızlandıran, denetimi kolaylaştıran ve operasyonu sadeleştiren bir süreç yönetimi anlamına geliyor. Bu yazıda E-Arşiv nedir, neden önemlidir ve E-Fatura’dan farkları nelerdir gibi konuları net bir dille özetliyoruz. Hedef kitlemiz KOBİ’lerden orta-büyük e-ticaret firmalarına ve yeni girişimcilere kadar geniş bir spektrum. 📄
E-Arşiv nedir?
E-Arşiv; Vergi Usul Kanunu kapsamında faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi, ikinci nüshanın yine elektronik saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlayan uygulamadır. En kritik nokta: E-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara (son tüketici veya e-fatura mükellefi olmayan işletmeler) elektronik fatura kesebilmenizi sağlar. Düzenleme, e-imza/mali mühür ile onaylanır; gönderim e-posta/SMS gibi kanallarla yapılır ve belgeler yasal sürelere uygun şekilde dijital arşivde tutulur. Böylece kâğıt, posta ve dolap dolusu arşiv masrafı ortadan kalkar. 💼
E-Arşiv neden önemlidir?
E-Arşiv, müşteri tabanınızın tamamına tek formatta, hızlı ve izlenebilir bir şekilde fatura kesme imkânı verir. E-ticaret/pazaryeri satışlarında siparişlerin otomatik faturaya dönmesi, iptal-iade süreçlerinin dijital izlerle takip edilebilmesi ve maliyetlerin düşmesi en görünür kazanımlardır. Ayrıca denetim ve mutabakat adımları sadeleşir; “kim, ne zaman aldı, hangi sürüm gönderildi” gibi sorular anında yanıt bulur. ⚡
E-Arşiv ve E-Fatura arasındaki temel farklar
Kime kesilir? E-Fatura yalnız e-fatura mükelleflerine; E-Arşiv ise mükellef olmayan taraflara da kesilir.
Nasıl iletilir? E-Fatura, GİB sistemi üzerinden alıcıya doğrudan gider; alıcıya elektronik gönderilir ve GİB’e raporlanır.
Kapsam ve amaç: E-Fatura sistem içi güvenli veri değişimini; E-Arşiv sistem dışındaki alıcılara düzenleme ve dijital saklamayı hedefler.
Kivi ile e-belge ve tahsilat tek ekranda 🚀
Kivi SuperApp, e-belgeyi ödeme ve bankacılıkla aynı yerde birleştirir. Günlük operasyonunuzda: e-ticaret siparişlerini saniyeler içinde faturaya çevirme, Cep POS/Sanal POS ile ödeme linki gönderme ve otomatik mutabakat (ödemesi gelen faturayı kapatma) gibi akıllı akışlar yapay zeka desteğiyle her zaman devrededir. Sonuç: daha hızlı tahsilat, daha net nakit akışı ve daha az manuel iş. 💳📊
Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?
Kısaca üç ana grup var:
- e-Fatura’da olanlar: e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasına da geçmesi ve e-Fatura kullanmayan alıcılara faturayı e-Arşiv olarak düzenlemesi zorunludur. İki taraf da e-Fatura kullanıyorsa, aralarındaki faturalar mutlaka e-Fatura olmalıdır.
- İnternetten satış yapanlar: Aracı hizmet sağlayıcılar ve internet üzerinden mal/hizmet satan mükelleflerin, belirlenen tarihlerde e-Arşiv’e geçişi ve faturalarını e-Fatura/e-Arşiv olarak düzenlemesi zorunludur. (Örn. e-ticaret siteleri, ilan/platform işletmecileri vb.)
- Uygulamaya dâhil olmayan ama belirli tutarı aşanlar: 1 Ocak 2025 – 31 Aralık 2025 arasında vergiler dâhil 3.000 TL’yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenmelidir. 1 Ocak 2026 itibarıyla ise tutar sınırı tamamen kalkar; tutarına bakılmaksızın zorunludur.
Not: e-ticaret satışlarında faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesi ve site adresi, ödeme şekli/tarihi gibi ek bilgiler bulunmalıdır.
e-Fatura mükellefiyim, e-Arşiv Faturaya geçmek zorunlu mu?
Evet. 509 No’lu Tebliğ’e göre e-Fatura uygulamasına geçen (veya geçmesi zorunlu olan) mükellefler, e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmek ve faturalarını durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv olarak kesmek zorundadır. Pratik kural şudur:
Alıcı e-Fatura kullanıyorsa → e-Fatura,
Kullanmıyorsa → e-Arşiv düzenlenir.
Ayrıca iki taraf da e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv kesilemez; aradaki tüm faturalar e-Fatura olmak zorundadır.
Uygulama önerileri: Basit kontrol listesi
E-Arşiv’e dair adımları karmaşık terimler olmadan, anlaşılır şekilde düşünün:
- Belge türünü doğru seçin: Alıcı e-fatura mükellefiyse E-Fatura, değilse E-Arşiv. Yanlış seçim gecikme ve iade doğurur.
- Temel doğrulamayı yapın: Unvan/VKN-TCKN, e-posta/telefon bilgisi, adres ve vergi dairesi güncel mi? Faturadan önce bu kontrol hatayı sıfıra yaklaştırır.
- Tekdüzen şablon kullanın: Sektörünüze uygun KDV oranı, birim ve not alanları hazır olsun. Ekip aynı şablonu kullandıkça hız artar, hatalar azalır.
- Siparişten faturaya otomasyon kurun: E-ticaret/pazaryeri siparişleri otomatik faturaya dönsün; elle girişten kaçının.
- Gönderimi takip edin: E-posta/SMS gönderimini izleyin; “ulaşmadı” durumları için otomatik yeniden gönderim kuralı koyun. ✉️
- İptal-iade kuralını yazın: İade süresi, iade faturası ve stok iadesi adımlarını kısa bir iç prosedürde netleştirin.
- Tahsilatı bağlayın: Fatura ile birlikte ödeme linki paylaşın; taksit ve kısmi ödeme seçeneklerini önceden belirleyin. Nakit dönüş hızlanır. 💰
- Banka eşleştirmesini otomatikleştirin: Gelen EFT/virmanı ilgili faturayla sistemde kendiliğinden eşleştirin; açık kalem bırakmayın.
- Raporları sade tutun: Aylık fatura sayısı, ortalama tutar, iade oranı, tahsilat süresi (DSO) gibi 3-4 basit gösterge yeterli. Düzenli bakarsanız sorunları erken yakalarsınız.
- Yetki ve güvenliği unutmayın: Kim düzenler, kim iptal eder, kim sadece görür? Yetkileri rol bazında verin; iki aşamalı doğrulamayı açın. 🔐
- Arşiv ve yedek planı: Yasal saklama süresi kadar dijital arşiv; haftalık yedek ve net dosya adlandırma standardı belirleyin.
E-Arşiv ve E-Fatura, doğru senaryoda yalnızca bir uyum adımı değil; daha hızlı tahsilat ve daha görünür finansın anahtarıdır. Kivi ile bu anahtar, her gün tek ekranda elinizin altında.
