Kivi Akıllı İşlemler: Banka Hareketlerinden Otomatik Fatura ve Fiş

Öne çıkanlar

Banka hareketlerini belirlediğiniz senaryolara göre otomatik olarak fatura ve/veya tahsilat fişine dönüştürür.

İki farklı kural türüyle esnek bir yapı sunar: Anahtar kelimeli ve anahtar kelimesiz kurallar.

Gelen hareketin açıklamasındaki TCKN/ VKN ve ünvan bilgisini algılayarak sistemde kayıtlı olmayan carileri otomatik olarak oluşturur.

Oluşan faturalar, tek tıkla toplu olarak GİB gönderimi yapılır ve resmileşmiş olarak listelenir.

Akıllı İşlemler özelliği, Kivi SILVER ve üzeri paketlerde standart olarak sunulmaktadır.

Akıllı İşlemler Nedir?

Akıllı İşlemler, banka ekstrenizdeki her satırı tek tek inceleme ve manuel belge düzenleme zorunluluğunu bitiren bir otomasyon aracıdır.

Hesabınıza düşen bir havale veya EFT anında okunarak tanımladığınız kurallarla karşılaştırılır. Örneğin; açıklamasında "satış" veya "aidat" kelimesi geçen 8.200 TL'lik bir gelen havale sistem tarafından algılanır ve sizin adınıza e-Fatura'sı ile tahsilat fişi otomatik olarak oluşturulur. Ayrıca gelen banka hareketindeki cariye ait açık faturalar varsa sistem bunları otomatik kapatır. Kuralları bir kez tanımlarsınız, sistem tekrar eden tüm hareketleri sizin yerinize kesintisiz olarak yürütür.

Esnek Kural Motoru Nasıl Çalışır?

Kural motoru temel olarak iki farklı mantıkla çalışır ve hangi hareketlerin otomatik belgeye dönüşeceğini tamamen sizin kontrolünüze bırakır. İstediğiniz/istemediğiniz kelimeleri veya belirli VKN/TCKN numaralarını işlem dışında (hariç) tutabilir, yazdığınız kuralı yalnızca seçtiğiniz banka hesaplarında geçerli kılabilirsiniz.

Anahtar Kelimeli Kurallar

Banka hareketinin açıklamasında geçen belirli kelimeleri tanıyarak işlemi başlatır. "Fatura", "satış", "sipariş", "işçilik" veya "danışmanlık" gibi kelimeler algılandığında, sistem o işlem için fatura/tahsilat fişi oluşturma sürecini anında devreye sokar.

Anahtar Kelimesiz (Genel) Kurallar

Açıklamada hangi kelimenin geçtiğine bakmaksızın, belirlediğiniz banka hesabı için genel bir kural uygular. Örneğin; belirli bir IBAN'a gelen tüm havalelerin doğrudan fatura ve/veya tahsilat fişine dönüşmesini sağlayabilirsiniz.

Akıllı İşlemler Üç Adımda Nasıl İşler?

Süreç, kural tanımından belgenin oluşumuna kadar üç basit aşamadan oluşur:

1 Kural Tanımlama: Anahtar kelime, faturalandırılacak ürün/hizmet bilgisi, geçerli banka hesabı ve hariç tutulacak VKN/TCKN'leri seçerek senaryonuzu belirlersiniz.

2 Otomatik Analiz: Sistem, banka hesaplarınıza düşen hareketleri saniyeler içinde analiz eder ve oluşturulan kurala göre fatura/tahsilat fişi veya sadece tahsilat fişine otomatik dönüştürür.

3 Onay ve Gönderim: Otomatik oluşturulan faturalar kontrol edilip toplu olarak GİB’e gönderilebilir.

Akıllı İşlemler Hangi Belgeleri Otomatik Oluşturur?

Senaryonuza göre sistem banka hareketini iki farklı belge türüne dönüştürebilir:

Fatura + Tahsilat Fişi

Gelen banka hareketi için sistem hem ilgili hizmetin faturasını (e-Fatura/e-Arşiv) oluşturur hem de tahsilat fişini keserek işlemi cari hesaba işler.

Sadece Tahsilat Fişi

Fatura kesilmesini gerektirmeyen (veya faturası daha sonra kesilecek) işlemler için gelen bedel anında tahsilat fişine dönüştürülür ve ilgili carinin hesabına alacak olarak yansıtılır. Ayrıca uygulama, tahsilat fişi oluşmuş gelen banka hareketlerini daha önceden kesilmiş açık faturalarla otomatik eşleştirip kapatma işlemi yapmaktadır.

İşletmenize Sağladığı Faydalar

Otomatik Cari Tanımlama

TCKN/VKN ve isim bilgisi üzerinden yeni carileri kendi kendine açar, elle müdahaleyi sıfırlar.

Minimum Operasyonel Risk

Veriyi bankadan doğrudan alarak insan kaynaklı yazım hatalarını engeller, mevzuat risklerini ortadan kaldırır.

7/24 Dijital Muhasebe Asistanınız

Karmaşık ekstre okuma, fatura kesme ve tahsilat işleme gibi vakit alan rutinleri otomatikleştirerek ekibinize zaman kazandırır ve mutabakat süreçlerini hızlandırır.

Zamanlanmış Görevlerle Tam Entegrasyon

Akıllı İşlemler; esnek zamanlama ve tekrarlayan görevleri kapsayan "Zamanlanmış İşlemler" modülüyle kusursuz bir uyum içinde çalışarak operasyonel sürekliliğinizi güvence altına alır.

Sıkça Sorulan Sorular

Akıllı İşlemler nedir?+

Akıllı İşlemler, banka hesap hareketlerinizi önceden belirlediğiniz kurallara göre analiz edip otomatik e-Fatura, e-Arşiv veya tahsilat fişine dönüştüren yapay zeka destekli bir Kivi otomasyon özelliğidir.

Anahtar kelimeli ve anahtar kelimesiz kurallar arasındaki fark nedir?+

Anahtar kelimeli kurallar hareket açıklamasındaki belirli kelimeleri (örneğin "satış", "aidat") arayarak tetiklenir. Anahtar kelimesiz kurallar ise açıklamaya bakmaksızın, belirlediğiniz bir banka hesabına gelen tüm hareketler için (genel kural) çalışır.

Akıllı İşlemler cari hesapları nasıl açar?+

Sistem, banka hareketinin açıklamasında veya detayında yer alan TCKN/VKN ve isim bilgisini okuyarak, Kivi'de kayıtlı olmayan yeni bir firmayı/şahsı cari olarak otomatik açar. Cari daha önce tanımlıysa, hareket doğrudan mevcut cariyle eşleştirilir.

Akıllı İşlemler hata riskini nasıl azaltır?+

Kural motoru sayesinde veriler doğrudan bankadan alınarak belgeye dönüştürüldüğü için tutar, TCKN veya unvan yazımında yapılabilecek manuel veri giriş hataları ortadan kalkar.

Kural dışı kalan banka hareketlerine ne olur?+

Tanımladığınız kurallarla eşleşmeyen veya istisna listesine (hariç tutulanlar) eklediğiniz hareketler otomatik işlenmez. Sistem bu hareketleri standart banka hareketleri ekranında bırakır ve dilediğiniz zaman manuel olarak muhasebeleştirmenize olanak tanır.