Yükümlülük denetimlerine ne kadar hazırsınız?

AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSU

Kivi şirketi tarafından kişisel verilerinize ve yasal haklarınıza saygı duyulmakta ve veri güvenliğinize önem verilmektedir. Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili diğer mevzuatlar dâhilinde sizleri bilgilendirmek ve aydınlatmak amacıyla işbu metin hazırlanmıştır.

Genel Bilgilendirme

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında, Kivi Şirketi’nin veri sorumlusu sıfatıyla hareket ettiği hallerde, Kanun’un 10.maddesine uygun olarak, gerçek kişilere (“Veri Sahibi”), kişisel verilerinin toplanma, işlenme, saklanma, korunma ve imha süreç, şekil ve amaçları ile Kanun uyarınca haklarına ve haklarını kullanma yöntemlerine ilişkin bilgi verilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kivi şirketi, bilişim faaliyetlerini yürüten bir tüzel kişilik olması nedeniyle sunduğu hizmetler ve kanundan kaynaklanan görev ve yetkileri kapsamında: Adınız, Soyadınız, e-posta adresiniz, telefon numaranız, adres bilginiz ve sair kişisel verilerinizi yasal yükümlülüklerine riayet ederek koruyacağını; aksine bir bilgilendirme ya da hukuka uygunluk sebebi olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.

Kişisel Verilerinizin İşlenmesi

Kişisel verilerinizin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme “kişisel verilerin işlenmesi” denilmektedir.

Kişisel Verileriniz İşlenirken Aşağıdaki Kurallara Dikkat Edilmektedir:

• a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
• d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması.
• e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

Verilerinizi İşleme Nedenlerimiz

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi, İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi, Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
• Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
• Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
• İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
• İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
• İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
• Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
• Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
• Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
• Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi Talep / Şikayetlerin Takibi
• Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
• Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
• Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi Diğer
• Kivi üyelerine kolaylık sağlamak, hak ve yükümlülüklerini hatırlatmak, güncel mesleki gelişmelerden, üyelerimize tanınan imkan ve kolaylıklardan, iş ortaklıklarından üyelerimizi haberdar etmek
• Şikâyetleri çözmek ve veri erişim veya düzeltme taleplerini işleme almak.
• Yürürlükteki yasalara ve düzenleyici yükümlülüklere (ikamet ülkenizin dışındakiler de dahil) uymak; hukuki sürece uymak ve resmi makamlardan ve devlet makamlarından (ikamet ülkenizin dışındakiler de dahil) gelen talepleri yanıtlamak.
• Altyapımızı ve faaliyetlerimizi yönetmek ve denetim, finans ve muhasebe; faturalama ve tahsilatlar; bilgi işlem sistemleri; veriler ve internet sitesi barındırma; iş devamlılığı ve kayıtlar, belge ve baskı yönetimi ile bağlantılı olanlar da dahil olmak üzere, iç politika ve prosedürlere uymak.
• Yasal hakları belirlemek ve bunları savunmak; faaliyetlerimizi veya iş ortaklarımızın faaliyetlerini, haklarımızı, gizliliğimizi, güvenliğimizi veya malımızı ve/veya sizin veya başkalarının bu sayılan varlıklarını korumak ve kullanılabilir çareleri uygulamak veya zararımızı sınırlandırmak.
• Memnuniyet anketleri de dahil olmak üzere, pazar araştırması ve analizi yürütmek, Kişisel verileriniz açık rızanız olduğu takdirde şu amaçlarla işlenebilecektir;
• Eposta hosting hizmetini yurtdışından temin ettiğimizden, eposta yolu ile bizimle iletişime geçmeyi tercih etmeniz halinde yurtdışına veri aktarımına ilişkin açık rızanız dahilinde sizinle ve başkalarıyla iletişim kurabiliriz.
• Size hizmet şartlarımızdaki değişiklikler, elektronik hizmetlerimizdeki değişiklikler hakkında önemli bilgileri ve diğer idari bilgileri gönderebiliriz.
• Kalite, eğitim ve güvenlik iyileştirmesi sağlamak amacıyla sizinle iletişim kurabiliriz.
• Sosyal medya paylaşım fonksiyonunu kolaylaştırmak.
• Size özel bilgiler ve reklamlar sunarak elektronik hizmetler ile ilgili deneyiminizi kişiselleştirmek.
• Bilişim faaliyetlerimizin daha verimli ve hızlı bir şekilde yürütülmesi ve size daha iyi hizmet sağlayabilmek için gerekli web sitelerinin kurulması ve mobil uygulamaların hazırlanması ve bunlara üyelik süreçlerinin yönetimi
• Sözleşmelerin müzakeresi, akdedilmesi ve ifası,
• Ürün ve hizmetlerin sunulabilmesi,
• Sunulan ürün ve hizmetlerin taleplere uygun olarak özelleştirilmesi; müşteri ihtiyaçları, yasal ve teknik gelişmeler sebebiyle güncellenmesi, geliştirilmesi,
• Sunulan ürün ve hizmetler özelinde, sistemlere kullanıcı tanımlamalarının yapılması,
• Çağrı merkezi ve uzaktan destek hizmetlerinin sağlanması, çağrı sayısı ve içerik takibi,
• Yeni veya mevcut ürün, hizmet ve kampanyaların duyurulması, satış ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Pazar araştırması yapılması,
• İstatistik oluşturulması ve kullanımların analiz edilmesi,
• Ürün, hizmet ve servis bedellerinin ödenmesi, tahsil edilmesi, tahsilat yönteminin seçilmesi,
• İrtibat/iletişim sağlanması,
• İş birliği yapılan firmalar, tedarikçiler, yeniden satıcılar ve hizmet alınan firmalarla olan ticari ilişkilerin yürütülmesi,
• İş birliği çerçevesinde raporlama yapılması,
• Yeniden satıcıların iş ortaklığı başvuru sürecinin değerlendirilmesi,
• Şirketin ticari stratejilerinin geliştirilmesi ve planlarının yapılması,
• Adli/idari süreçlerin yönetimi, kamu kurum kuruşlarından gelen taleplere cevap verilmesi, yasal düzenlemelere bağlı olarak hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki uyuşmazlıkların çözümlenmesi,
• Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi,
• Şirketin başka bir şirket ile birleşmesi, bölünmesi, tamamının veya bir kısmının devredilmesi halinde bu hukuki işlemden doğan sonuçların temin edilmesi,
• İş görüşmelerinin yürütülmesi, iş başvurularının değerlendirilmesi,
• İş ilişkisinin/sözleşmesinin kurulması, yürütülmesi ve sonlandırılması,
• Kivi Şirket çalışanlarının iş sözleşmelerinden doğan asıl ve yan haklardan yararlandırılması, performansının ve çalışmalarının değerlendirilmesi,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi,
• Şirketin iç ve çevre güvenliği ile Web Sitesi’nin ve Uygulamaların güvenliğinin sağlanması,
• Web Sitesinin kullanım analizi,
• Kişisel veri envanterinin oluşturulması,
• Kişisel verilere ilişkin olanlar dahil, yazılı, sözlü veya elektronik olarak iletilen tüm soru, talep, öneri, şikâyet ve başvuruların değerlendirilmesi, bunlara cevap verilmesi.

Kişisel Verilerin Aktarımı

Toplanan kişisel verileriniz; Kivi ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini; Kivi tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması; Kivi tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, Kivi çalışma stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Kivi insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel verileriniz, yukarıda belirttiğimiz amaçlar kapsamında ve Kanun ve kişisel verilere ilişkin yürürlükte bulunan diğer emredici mevzuat hükümlerine uygun olarak, yurt içindeki aşağıda belirtilen üçüncü kişilere aktarılabilmektedir:

• Kivi Yöneticileri ve Meslek Birliği
• Danışmanlar
• Denetim Firmaları
• Hizmet Alınan Firmalar
• İş birliği Yapılan Firmalar
• Pay Sahipleri
• Şirket Yetkilileri
• Tedarikçiler
• Teknopark Yönetimi (Yönetici Şirket)
• Bankalar ve Finans Kuruluşları
• Yargısal Merciler
• Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları (SGK, Vergi Daireleri, Devlet Hastaneleri vb)
• Yeniden Satıcılar
• Merkezi Kayıt Kuruluşu, Kamuyu Aydınlatma Platformu, Borsa İstanbul A.Ş., Saklama Kuruluşları, Sermaye Piyasası Kurulu

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’nde aşağıda düzenlenen yöntemlerle Kivi Şirketine iletmeniz durumunda Kivi talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Kivi tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

KVK Kanunu’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle Kivi şirketine iletebilirsiniz. Taleplerinizi, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızdan Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz vasıtasıyla Şirketimize iletebilirsiniz.

Yazılı başvurularda, ıslak imzalı formu, şirketimizin “kemerkaya MAh. Halkevi Cad. No:3/25 Ortahisar / Trabzon” adresine noter aracılığıyla gönderebilir veya aynı adrese bizzat ya da vekili aracılığıyla elden ulaştırabilirsiniz.

Yukarıda belirtilen diğer yollarla (elektronik olarak) yapılacak başvurularda, formu doldurup, aşağıda belirtilen adreslerimize gönderebilirsiniz:

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP):
E-mail: kvkk@kivierp.com.tr

Kimliğinizi tevsik edici belgelerin, varsa talebinizi destekleyici belgelerin, bu hakkınızı vekiliniz aracılığıyla kullanmak istemeniz durumunda, özel yetkiyi içeren vekaletname suretinin formun ekinde iletilmesi zorunludur.

Form ile gönderilen talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak cevaplandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvuruda; bilgilerin eksik veya yanlış paylaşılması, talebin açık ve anlaşılır bir şekilde dile getirilmemiş olması, talebi destekleyici nitelikteki belgelerin hiç veya gereği gibi iletilmemesi, vekil suretiyle yapılan başvurularda vekaletname suretinin eklenmemesi gibi durumlarda, taleplerinizi karşılamakta güçlük yaşayabiliriz ve araştırma sürecinde gecikmeler olabilir. Bu nedenle haklarınızın kullanımında bu hususlara riayet etmeniz önem arz etmektedir. Aksi durumda yaşanacak gecikmelerden şirketimiz sorumlu olmayacaktır. Hatalı, gerçeğe/hukuka aykırı, kötüniyetli başvurular karşısında şirketimizin yasal hakları saklıdır.